协同创新 综合改革 开创后勤工作新局面

时间:2015-12-07浏览:507设置

作者:江南大学副校长 田备 发表于《高校后勤研究》2015年第05期

校综合改革是作为社会整体组成部分的教育对国家全面改革所带来的社会结构和利益格局变化引起的公共需求变化的积极回应,其目标就是提高人才培养质量。与以往的单要素改革、局部改革和孤立改革不同的是,综合改革强调把教育多方面要素作为整体系统性地开展改革。

时代在进步,学校在发展,师生的思想、观念也在发生巨大的变化。学校对后勤保障的要求,不仅仅停留在为师生解决最基本的生活需要、保证校园基本的稳定上,也希望能在学校快速发展的形势下与其他工作齐头并进,一起为学校发展性、改善型的需要提供高质量管理和高水平服务的支撑,同时在发挥作用的过程中实现自身工作的高水平,从而成为高水平研究型大学不可或缺的重要组成部分。作为学校综合改革的重要一环,后勤亟需在组织架构、文化、人才、手段等多方面进行改革再创新。江南大学通过三校合并和新校区建设,初步完成了发展的外延建设,并全面转入加强内涵建设的发展新阶段。为加强内涵建设,近年来在“努力办好人民满意的教育”思想指引下积极探索以协同创新为主要特征的综合改革。

一、转变理念,构建后勤组织大系统

江南大学后勤按照“服务学校、融合发展”的理念,遵循“大后勤、大系统、大保障、大服务”发展思路,深入推进体制改革和机制创新,努力建设和完善新型后勤保障体系。

(一)转变后勤服务理念

1. 凸显教育性。高校后勤有事务性较强的特点,在改革过程中为解决其弊端,往往较多借鉴城市管理和公共事业管理中的公共管理理论,把后勤定位成校园“公共产品”提供者,重点解决校园生活服务问题。但是,高校后勤除了直接为教学科研核心育人工作提供资源保障外,日常面向对象也是学生,有着天然的育人属性。江南大学后勤综合改革,在做好基本生活服务的基础上,更加注重在与学生直接或间接的接触交互中表现出的服务能力、行为规范、价值道德、精神状态、组织文化,以及后勤所提供出的服务产品、校园环境、生活方式等的教化效应,注重发挥后勤“管理育人、服务育人、环境育人”的育人作用。

2. 释放公益性。高校后勤的服务范围和产品提供围绕教育,市场在校园,继承了教育以及学校的公益属性。在过往因偏重强调后勤服务的福利性影响了自身的可持续发展,在前一轮改革中注重其经济属性逐步引入成本概念,但在偏重强调以营利为目标的竞争性同时却淡化了后勤的公益性,大大影响教育功能的发挥。学校后勤综合改革大胆突破低成本供给的价值束缚,进一步释放公益性,寻求公益性和经营性的最优平衡点,在管理服务项目内容和质量上做到高水平、高层次供给。

3. 增加协同性。高校后勤的社会化将一部分实体推向了社会,或按照甲乙方博弈的形式寻求投入产出比的最小化。博弈关系能有效挤干效率和效益中的水分,但也拉开了后勤与学校之间的距离,将后勤与学校的关系简单转变为经营性或准经营性关系,后勤工作被限制在能以乙方提供的基本生活服务即小后勤上,无法实现向以育人服务为主的现代后勤的跨越。学校不再将后勤的改革着眼在以后勤集团为代表的小后勤,而是从增强工作协同性的角度,扩大了后勤工作的外延和内涵,将凡是为教学科研提供服务和资源配置的、涉及基础性保障工作的多个部门纳入大后勤范畴,房产管理、安全保卫、信息化等成为大后勤的一部分。后勤事务也从后勤集团单实体走向跨部门协作、协同,把多部门的力量和资源整合起来。

(二)调整组织机构

江南大学后勤综合改革是在继承社会化改革成果的基础上,顺应学校发展要求,以现代大后勤为导向进行体制和机制创新。改革进一步凸显后勤工作的教育性、公益性和协同性,按照“大部制”整合职能、精简机构、提升能力的要求组建了“后勤保障系统”。

学校利用三年的时间分两步走对后勤系统的组织架构进行了调整优化,取消原有的后勤甲乙方管理模式,将后勤系统党委、房产管理处、基建处、校医院、场馆中心、后勤集团、保卫处、信息化建设与管理中心进行机构融合,职能调整,实现单一分散的后勤服务向大后勤保障服务转变。各部门保持原有处级建制不变。

后勤保障系统党委、后勤工作协调办公室。在后勤保障系统党委基础上增设后勤保障系统工作协调办公室,实行一套班子两块牌子合署办公。系统党委主要负责党务建设、干部队伍建设、精神文明建设、民主管理等工作。协调办公室主要协调、落实和推进全系统的后勤保障工作。在后勤保障系统中,系统党委是领导核心,是谋划发展的智库。协调办公室是各项工作的助推器。

房产管理处、基建处。房产管理处从原后勤管理处更名而来,与基建处合署办公。主要负责校园房产、土地、基础设施、能源等的管理与服务,负责校园规划和基本建设。原后勤管理处的物业管理、维修管理、校园环境、绿化管理等职能调整至后勤实体。房产基建处是学校不动产、能源等资源的总管家。

后勤管理处(校医院)。新后勤管理处由后勤集团演变而来。后勤管理处按照“权力与责任挂钩、权力与利益脱钩”的原则,采用小机关、多实体的管办分离、服务与经营相对分开的运行和管理模式,全面接管原后勤集团的工作和职能,并将原后勤管理处的物业管理、维修管理、校园环境、绿化管理等职能逐步纳入后勤实体中。后勤管理处坚持服务师生为主、市场经营为辅的宗旨,负责校园设施运行与维护,为师生的学习、工作、生活做好服务,提供后勤保障。

保卫处。保卫处负责学校的公共安全工作,维护学校稳定的政治秩序和良好的治安秩序,突出强化校园综合治理功能,努力打造平安校园。

信息化建设与管理中心。信息化中心负责学校的信息化建设与管理。负责制定校园信息化的中长期规划,建设开放交互、互联互通、信息共享、身份识别的数字化校园平台,建设服务教学科研的信息化软硬件条件。整合校园信息化资源,推动教学管理与服务系统的融合。

后勤保障系统的建立标志着后勤完成了从单一后勤向大后勤保障的职能转变,实现了从甲乙双方的利益博弈向甲乙融合的模式调整。在系统内部通过系统党委在在各部门之间协商和协调,畅通渠道,充分提高办事效率。按照“服务为主、经营为辅”的原则,打破原有利益格局,调整优化各部门功能职责,在部门间形成了互信、互助和协同的工作新局面。

新型后勤保障体系既不是走回原来的老路,对学校后勤事务大包大揽;也不是延续以甩包袱为主要目的的社会化,而是通过社会化市场化激发自身活力进一步降低办学成本,通过强化公益性优化资源配置进一步管理好学校的资源和资产,实现校园的稳定、和谐和发展,满足学校日益增长的服务和管理的需要。

二、融合发展,实践后勤运行新模式

(一)组织文化整合

后勤保障系统作为新生事物,其中有的部门是原有部门调整过来的,有的是新成立的,有的是刚整合进来的,各部门的历史不同,以前的工作交集也不同,大家的理念、想法、工作习惯和专业背景都存在较大的差异。后勤保障系统的成立,基于行政的命令让各部门在组织架构上整合在一起,但真正能够实现系统成立的初衷,还需要思想层面的融合。

为让后勤保障系统各部门及所有员工认同工作的新模式,在平时的工作中遵循保障系统的新规范,大力弘扬组织文化,凝练了“厚德、和谐、敬业、自律”的工作理念,树立了“创新内涵、创建特色、创立品牌”的发展理念,建立了“师生为重,服务为先”的服务理念,升华了“至纤至细为师生着想、奔波忙碌为师生谋利”的后勤精神。通过制度和规范的制定及完善,固化文化的内涵;通过工作例会、研讨会、论坛等形式传播文化的内容;通过务实的工作作风和实干的工作业绩,践行文化的价值。经过努力,后勤保障系统的组织文化得到了部门和员工的充分肯定,发挥了凝聚人心和激励志气的积极作用,为后勤的改革创新注入了持久的精神动力。

(二)“四个一”的运行模式

后勤保障系统各部门虽然建制不变,但为充分发挥融合式的协同效应,采取了“一盘棋谋划、一体化运作、一站式服务、一条龙保障”的运行模式。

一盘棋谋划。后勤保障系统宏观考虑大后勤的发展方向与目标,统一制定各项工作的阶段性计划与安排。为配合改革的阶段性任务,后勤保障系统每年确立一个发展主题。2011年确立“凝心聚力,融合发展”,注重解决融合的问题;2012年确立“奋发有为,内涵发展”,重点解决内涵的问题;2013年确立“创先争优,服务发展”,重点解决发展的问题;2014年确立“创新驱动,聚力发展”,要求进一步创新;2015年确立“稳中求进,合力发展”,要求巩固改革成果。各部门根据发展的总体目标和年度工作重点,再分别制定自己部门和条线的工作计划。一盘棋谋划,确保后勤保障系统在高度融合的情况,汇聚各部门力量,有计划有步骤地开展各项改革任务。

一体化运作。后勤保障系统联合重组不仅仅是机构的简单重新配合和从松散到紧密的调整,而是通过融合对资源的深度整合。后勤保障系统对系统内部的行政资源、人力资源和物质资源进行合理的科学化配置,强化组织架构中的决策协调系统、计划组织系统、执行系统和监督反馈系统。重点提高科学决策能力和执行能力,并提供与之相配套的监督、考核、反馈、激励举措等确保学校战略和后勤保障工作战术能高效、准确地得以实施和实现。一体化运作,促使后勤资源最大限度地得到了优化组合,团队协同作战能力、整体调动运行机制均得到了更好的提升。

一站式服务。后勤系统成立初期,就把“后勤服务大厅”作为各部门之间协同工作的重要抓手和窗口,同时也是为师生提供服务的窗口。大厅按照新要求打破原有的按照组织机构组织的工作流程,重新设计基于“服务”理念和面向用户的跨部门、跨业务的新型工作流程,积极开展“流程优化”,并建立与之适应的管理制度和操作规范,把离散的资源按照流程需要整合起来。后勤服务大厅体现出的为全校师生主动服务、协同服务的意识和理念,具有强烈示范作用和实践指导意义。在实体服务大厅体现出良好效果的基础上,后勤保障系统还积极建设网上的虚拟服务大厅,网上和网下,协同提供服务。

一条龙保障。统一的运行模式,有效打通了后勤各项管理和服务的上下游关系,可以充分整合事务及服务内容的上下游资源,后勤服务形态也从碎片化向整体化改进,并创新了多种呈现形式。在全系统中持续开展的“优质服务月”活动,在一定时间范围内向全校集中提供多层次的专业化强和个性化高的服务。对会务接待等服务性强的工作实行模块化管理方式,进一步明确办事环节、简化办事流程、缩短办事周期,减少师生不必要的来回跑和等待。一条龙保障提高了服务效率,也大大提高了师生对后勤服务工作的满意度。

(四)“四个化”的发展路径

后勤保障系统必须依靠做好服务赢得资源、凭借实力开拓市场、借助品牌输出力量,由此增强自身的活力,服务好学校。“服务设施现代化、服务手段信息化、服务产品标准化、服务队伍专业化”是后勤做好服务、积聚实力、创立品牌的根本,是培育外延发展能力的有力途径。

服务设施现代化。后勤服务多为劳动密集型,在资金缺乏和劳动力价格低廉双重效应下,传统后勤多依靠人工和手工。现代后勤服务的水平和质量需要借助现代化的设施和设备。学校后勤在国家、地方以及学校的大力支持下,按照公益性要求,不断加大现代化基础设施、劳动工具和服务设施设备的投入,建成了多幢绿色建筑,添置多辆特种车辆,增加了多台人性化自助设备等。

服务手段信息化。学校后勤始终坚持加强信息化建设,通过信息化大力提升后勤内部管理和外部服务的精细化、标准化、现代化。依托学科优势基于物联网技术,建成了具有全国领先水平的数字化能源监管平台;建设了覆盖全校范围涵盖智慧监控、智慧交通和门禁系统的数字化平安校园;建设了以后勤服务网为核心的前端服务和后端管理联动的后勤服务信息化平台。

服务产品标准化。标准,意味着服务产品质量的可控、可管,也意味着生产和服务的安全性,是服务工作的生命线。学校后勤按照ISO9000的要求,在服务过程中强调程序化,在服务质量上强调目标化,在服务方法上强调规范化。重视生产过程的标准化,比如米饭生产线,可以为各个食堂提供口感更佳、质量一致的米饭,也具有规模生产的效应。重视服务过程的标准化,服务既是个性劳动,需要后勤人一件一件做出来,但更是标准化的劳动,可以确保效率、安全,也可以展示后勤的形象。

服务队伍专业化。现代后勤在劳动分工上越来越细,在质量和要求上越来越高,强弱电、暖通、绿化、信息化、物业、维修等要求服务人员具备较高的专业知识和服务规范。对标准化程度比较高的劳动密集型进一步加大社会化力度,开放校内市场,积极引进专业化的社会服务团队。对复杂度较高的技术型和管理型服务,提高准入门槛,加强人员培训,培养自己的专业化服务队伍。

三、永继发展,探索后勤发展新进程

后勤保障从体制上看正从传统、封闭走向现代、开放,从机制上看正从常规型走向创新型,从方式上看正从粗放型走向精细化,从技术上看正从手动操作走向自动化、信息化。这些变革都深刻影响着现代后勤的工作对象和内容。江南大学后勤保障要顺应时代发展的变化和要求,持续开展体制和机制创新,苦练内功,实现新发展。

(一)加强专业化的人才队伍

人才队伍是后勤保障工作得以实现最基本的保障,也是最重要的资源因素。后勤保障工作面广量大,参与管理和服务的员工人数众多。由于历史原因及管理的需要,后勤员工的身份种类较多,人员素质参差不齐。特别是近年来强化减员增效,员工代谢较慢,面临着队伍老化的问题。

经过几年的改革和减员增效,后勤保障系统的冗余人员已经大为减少,进一步减员的潜力有限。在加强人才队伍建设过程中,要摒弃人多是负担的旧观念,树立“人力资源”的新观念。在保证基本服务、多提供优质服务的前提下,重要的不是通过减少人数增加“效益”,而是要通过优化人员结构和提高人员素质来增加“效率”,建立一支专业化的人才队伍。

全面实施后勤保障系统人才战略。根据部门职能和岗位职责的专业性要求,制订专业人才队伍建设规划。淡化后勤人员行政事业身份、强化岗位身份,结合岗位需求,实行人员层次化、差异性管理。推行绩效管理机制,实行后勤人员经费动态包干,实施“优员优酬”、“同岗异级”等分配办法。

要对不同的工作职责做好岗位分析,定岗定编。结合岗位结构,实行人员层次化、差异性管理。针对低层次简单、重复性劳动的岗位,除保留必要的核心人员外,可采用外包的方式引入专门人员,充分发挥简单劳动的规模效应,不断降低成本,提高工作效率和效益。针对基建、医疗、信息化、环境等需要专门技术的岗位,一是积极引进高层次专业人员,建立特殊技术人才引进和外聘员工择优进编的绿色通道。二是加强在岗人员的培训,要求他们能获得或考取对口岗位的专业证书或认证,并在职称评定和考核中予以承认及支持。要让专业技术人员具备足够的自主研发和创新能力,在高端的管理和服务创新、创造中掌握工作核心竞争力,同时也在其中锻炼他们的能力。针对后勤系统中层管理岗位,加强岗位交流,进行多岗位锻炼,在熟悉了解全面工作的同时提升多种能力和素质。针对领导干部,通过自学、讲座、研讨、培训等方式,强化引导领导干部在管理工作上实现“二次专业化”,要求他们不仅熟悉掌握工作应具备的专业知识,而且要懂管理、会管理、管理好。

根据人才培养的实际需要,后勤保障系统提供一定数量的勤工助学岗位。对招聘的学生按照准正式员工进行培养,努力用职业化的管理来强化学生的社会意识、职业体验、提升学生的实践能力和个人综合素质。勤工助学已经成为学校人才培养的重要环节。

(二)继续推进后勤信息化

信息化对教育有革命性影响。后勤需要在全系统开展全业务的后勤信息化。后勤信息化建设应纳入校园信息化建设总体规划并在学校信息化的引领和指导下做好三个方面的工作。一是做好基本台账资料的信息化。后勤管理和服务的人财物面广量大,借助信息化手段才能准确掌握服务多少人、管理多少房、每天用了多少水电、耗费多少物资等,信息的统计、报送、共享、对账才能做到及时、准确、有效。台账信息化即可摸清家底,也是工作的积累和沉淀,更可以为大数据分析提供基础性素材。二是做好管理业务的信息化。后勤管理事务事项多、差异大,要按照一个大平台多个小模块的思路建设后勤管理业务系统,将各类事务通过线下线上的结合完成事务的过程控制、流程的优化组合、资源的合理调配、严控质量格、公平考核、压缩成本和科学决策。三是做好服务项目的信息化。后勤各项工作的目的是对外服务,对外服务的目标是便捷方便,信息化可以有效提升服务方便性。应遵循重平台轻应用多入口的模式统一建设服务聚合平台“后勤服务网”,提供咨询、报修等各类线上的服务和咨询。服务网同时提供PC应用、移动APP、微信等多种访问渠道和入口,满足师生多应用场景和多方式手段使用线上服务的需求。

(三)条块结合的管理创新

后勤保障系统中的事务都是实行条线为主的管理模式。由于事务多,条线也就多而细,每一个条线至上而下都有一套完整的管理体系、人员队伍以及事务职能。针对由此带来的基层管理效率问题,积极探索“块管理、条指导、条块结合的管理新模式,努力改变以往各自为政的状况,建立以基于建筑和基于环境的综合管理服务体系,职能部门加强业务在服务管理终端的延伸,服务管理终端实现职能与资源的整合。

条块结合的管理新模式重点要在物业、保卫、能源管理等方面选择突破,楼宇等基层管理全面负责,各条线强化业务指导,管理服务在工作中实现融合和协同。数媒经管大楼建设绿色建筑运维监管系统的尝试已经初见成效,楼宇运维系统变能源分项管理为楼宇综合管理,提高绿色建筑效能。探索建设后勤服务大厅和校园运行协调指挥中心,增加服务内容,增强业务综合,增高服务水平,各部门服务落地在服务大厅,变分散服务为集中服务。

后勤是学校的“民生”和“民心”工作之一,后勤活力始终来自于后勤体制机制的创新,后勤综合改革是一项长期而艰巨的任务。后勤保障工作要根据现代后勤的新要求、新理念不断调整优化职能,针对研究型大学的发展要求,建立较为完整合理的校园公共服务体系,为学校的可持续科学发展提供支撑与保障。


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